La Profesión Secretarial

La Profesión Secretarial:

    El concepto del secretario tradicional ha evolucionado a medida que la empresa moderna ha redefinido la importancia de varias destrezas o características, tales como: pensamiento crítico, manejo de problemas y conflictos, asertividad y, sobretodo, liderazgo, entre otras de igual importancia han contribuido y seguirán contribuyendo grandemente al proceso de metamorfosis en la profesión secretarial. Como una de las consecuencias directas de este proceso de metamorfosis se ha denominado al secretario como un asistente administrativo en un intento por reconocer la multidimensionalidad actual de la profesión según su visión, misión, metas, y por su transcendental y continua contribución al éxito de la empresa moderna.

     Profesión u oficio de una persona que se encarga de recibir y redactar correspondencia de un superior jerárquica quien se le lleva una agenda y se le custodian unas actividades por medio del orden de documentos en la oficina y en la empresa en general.

Es el cargo que ocupa un ser humano diligenciando también una nomina, realizando pagos y sueldos, haciendo deducciones y bonificaciones de los empleados en beneficio de la empresa. Es además un ser integro en sus tareas eficiente y eficaz en sus funciones, responsable y atenta en sus deberes, recursiva y creativa en la organización general de la empresa, en fin es una persona auxiliar administrativa y de gerencia.

                                       MISIÓN DE LA SECRETARIA

Es brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar la vigilancia de los procesos que se siguen dentro de la empresa.

                                     PERFIL DE LA SECRETARIA

Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características:

• ·        Buena presencia.
• ·        Persona de buen tacto, amable, cortes y seria.
• ·        Excelente redacción y ortografía.
• ·        Facilidad de expresión verbal y escrita.
• ·        Persona organizada y proactiva.
• ·        Facilidad para interactuar en grupo.
• ·        Dominio de Windows, Microsoft, office e internet.
• ·        Brindar apoyo a todos los departamentos.
• ·        Desempeñarse eficientemente en el cargo.
• ·        Aptitud para la organización
• ·        Buenas relaciones interpersonales.
• ·        Dinámica y entusiasta.
• ·        Habilidades para el planteamiento, la planeación, la motivación, el liderazgo y la toma de decisiones.
•           Capacidad para el trabajo en equipo y bajo presión.

                   

                                FUNCIONES DE LA SECRETARIA

• Ser puntual en todas sus actividades.

• Redactar las solicitudes por parte del departamento de servicio al cliente.

• Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento del servicio.

• Recibir e informar asuntos que tengan que ver con el departamento asignado y correspondiente para que todos estén informados y se pueda desarrollar bien el trabajo.

• Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.

• Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier función o departamento dentro de la empresa.

• Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado al jefe de los compromisos y demás asuntos.

• obedecer y realizar instrucciones que sean asignadas por el jefe.

• Mejorar el aprendizaje continuamente.

• Ser eficiente y eficaz en cada una de las situaciones que se presenten.

• Ser dinámica, creativa y proactiva según las situaciones que se presenten.

• Evaluar y reevaluar constantemente sus funciones.

                        CARACTERISTICAS INDISPENSABLES DE LA SECRETARIA

Desempeñar el rol de secretaria significa frecuentemente ser la cara en la institución hacia afuera:                                                                 

 los clientes, el teléfono o la correspondencia. La profesión de secretaria es mucho más que un simple trampolín para acercarse a otro puesto u escalar de posición en una organización o verlo como un pasatiempo. El cargo de secretaria en una empresa es un puesto de gran importancia y responsabilidad.